Arhiviranje e-mailova

Nimalo nije sporno kako u današnje vrijeme elektronička pošta predstavlja uobičajen način komunikacije postajući u velikom broju slučajeva svojevrsni conditio sine qua non kako privatne, tako i poslovne korespondencije. Imajući, međutim, u vidu sveprisutnost različitih besplatnih e-mail servisa, a nastavno na to i potrebu (ili tek sklonost) poprilično velikog broja korisnika za korištenje više od jedne e-mail adrese, uz gomilanje elektroničke pošte, samo se po sebi nameće pitanje odabira odgovarajućeg načina izrade pričuvnih kopija e-mailova te što lakšeg raspolaganja arhivama, napose u svrhu pretraživanja.

MailStore Home

Jedan od praktičnijih načina izrade sigurnosnih kopija e-mailova uključuje korištenje specijaliziranih programa, među kojima bismo posebno izdvojili MailStore, zanimljiv proizvod male njemačke tvrtke Deepinvent Software, specijalizirane za razvoj aplikacija spomenute namjene. Iako smo MailStore odlučili koristiti u njegovu besplatnom izdanju Home, valja naglasiti kako je ono sasvim dovoljno za potrebe većine korisnika i doista mu je teško naći ozbiljnije zamjerke.

Ukratko, riječ je o programu prvenstveno namijenjenom jednostavnom arhiviranju elektroničke pošte iz različitih izvora, ali i snimanju e-mail arhive na optički medij (bez potrebe za korištenjem nekog eksternog programa). Pored toga, MailStore će poslužiti i prilično brzom pretraživanju uvezenih poruka, uz mogućnost korištenja nekoliko kriterija za određeni upit.

Prije svega, instalacijsku je datoteku aktualne verzije (2.6.0) i veličine 11,55 MB moguće preuzeti sa stranice www.mailstore.com/en/mailstore-home.aspx. Kako je instalacija programa vrlo jednostavna i ne traži više od nekoliko uzastopnih klikova, na nju se nećemo posebno osvrtati, nego ćemo radije prijeći na opis prvih koraka u postupku arhiviranja pomoću MailStorea.

Prvi koraci

S prvim pokretanjem MailStorea dočekat će vas jednostavno, ali sasvim funkcionalno i oku ugodno sučelje. Upravo zahvaljujući pragmatičnom dizajnu bit će vam potrebno svega par trenutaka za upoznavanje s osnovnim mogućnostima i načinom njihova korištenja.

Najprije je potrebno unijeti željeno korisničko ime, a prema želji možete i promijeniti sliku koja će vas dočekati prilikom svakog sljedećeg pokretanja programa. Sljedeći se korak sastoji od odabira željenog e-mail klijenta, odnosno izvora iz kojeg namjeravate "povući" poruke. MailStore podržava poveći broj popularnih e-mail klijenata, poput Microsoft Outlooka, Thunderbirda, SeaMonkeyja, Windows Live Maila, Outlook Expressa itd., no posebno bismo istaknuli mogućnost "povlačenja" poruka s onih servisa kojima se pristupa IMAP ili POP3 protokolom, što će vam dobro doći koristite li, primjerice, Gmail.

Kako biste kreirali novi profil i omogućili uvoz e-mailova, kliknite na opciju Import Messages, smještenu u gornjem dijelu prozora programa, i odaberite s popisa dostupnih izvora onaj iz kojega želite "povući" poruke. Kliknete li bilo na koji izvor smješten s desne strane prozora, u posebnom ga dijaloškom okviru možete posebno podesiti prema vlastitim preferencijama. Tako je, na primjer, za Outlook Express u dijaloškom okviru pod opcijom Select… moguće dodati (Add…) sve one mape koje želite obuhvatiti arhiviranjem (Include Folders and Subfolders) ili označiti samo one koje ne želite u arhivi (Exclude). Kako MailStore omogućuje arhiviranje elektroničke pošte iz više različitih izvora (izdanje Home dopušta najviše tri izvora, dok kod komercijalnog izdanja Server nema ograničenja), iste je radnje moguće ponoviti s nekim drugim izvorom, ali svakog ćete od njih morati posebno podesiti.

Uvoz e-mailova

Nakon što kliknete na kreirani profil, tj. odabrani izvor e-mailova, automatski će početi uvoz iz svih ili samo odabranih mapa, čiji tijek možete nešto detaljnije pratiti kliknete li na opciju Details, smještenu u donjem dijelu prozora programa. Ukoliko je riječ o većem broju poruka, čekanje na dovršetak postupka uvoza moglo bi potrajati, pa se oboružajte strpljenjem kako bi se postupak uspješno priveo kraju. Naravno, uvoz možete prekinuti i prije njegova dovršetka, a u tom će slučaju arhiviran biti samo onaj dio poruka koji je uvezen do trenutka prekidanja.

S lijeve strane prozora nalazi se panel u kojem je prikazan popis svih kreiranih profila i arhiviranih mapa. Ovisno o tome koji ste profil i pojedinu mapu s porukama (unutar određenog profila) odabrali, u donjem će se panelu prikazati popis svih poruka odabrane mape. Označite li, pak, pojedinu poruku, njezin će se sadržaj, kao i svi ostali relevantni podaci (poput pošiljatelja, primatelja, vremena kad je poruka poslana i slično), prikazati u središnjem dijelu glavnog prozora programa.

Iako je sam prikaz uvezenih poruka vrlo dobro izveden, želite li otvoriti određenu poruku u nekom od programa za čitanje elektroničke pošte, npr. kako biste je nadopunili i poslali, putem opcije E-mail Commands dovoljno je samo odabrati neki od podržanih e-mail klijenata koji su vam instalirani na računalu.

Raspolaganje arhivom

Nakon što su e-mailovi uredno arhivirani u središnjoj bazi podataka, arhivom – koju MailStore nastoji optimalno komprimirati kako njezina veličina ne bi bila prevelika – možete slobodno raspolagati. Konkretno, arhivirane e-mailove možete spremiti na optički medij, pretraživati i pregledavati, zatim prebacivati između različitih programa za čitanje elektroničke pošte, ali i ispisati.

Imajući u vidu da MailStore može arhivirati poruke iz različitih izvora, posebno se korisnom ističe mogućnost pretraživanja cjelokupne arhive u svrhu pronalaska određene poruke među gomilom ostalih. Za brzo je pretraživanje tako dovoljno unijeti ključnu riječ u polje Search, nakon čega će rezultati biti vidljivi u donjem panelu. Ukoliko niste zadovoljni rezultatima, kliknite na Extended Search kako biste dodatno usmjerili pretragu, primjerice oblikovanjem upita s jednim ili većim brojem kriterija, odabirom mape u kojoj želite vršiti pretraživanje i slično. Ukažu li se jednom postavljeni kriteriji svrsishodnima, možete ih i spremiti kako biste ih mogli primijeniti na nekom drugom upitu.

Snimanje i vraćanje

Snimanje pričuvne kopije e-mailova vrlo je jednostavno – dovoljno je samo kliknuti na Burn Backup CD. Kako biste vratili poruke iz arhive, kliknite na Administrative Tools i pod opcijom Restore Database Backup odaberite odredišnu mapu (Destination Folder) u koju će arhivirane poruke biti vraćene s optičkog medija. S druge strane, valjalo bi upozoriti da je postupak nešto drugačiji ukoliko za pohranu arhive ne želite koristiti optički CD ili DVD već, primjerice, USB memoriju. Naime, u potonjem je slučaju potrebno kliknuti na Administrative Tools, zatim pod opcijom Storage Locations pogledati u kojoj su mapi arhivirani e-mailovi i naposljetku (ručno) kopirati cijelu arhivu na željenu lokaciju. Za vraćanje arhive, koja je kopirana na prethodno opisani način, trebalo bi izaći iz programa i, prateći putanju Start – All Programs – MailStore Home – Select Data Directory, odabrati mapu u kojoj se nalazi arhiva.