3 online servisa za upravljanje projektima

Iako ova tema možda nije tipična za naš web portal, no mišljenja smo da bi nekima mogla biti korisna. Riječ je o tri komercijalna online servisa koji vam omogućuju upravljanje projektima i dijeljenje istih sa kolegama, no o čemu se točno radi, čitajte u nastavku.

Ponekad je jednostavno najteže stvari držati organiziranima. Problem je kada zaposlenici imaju svaki dio projekta na svojim osobnim računalima, verzije nisu usklađene, emailovi ne dođu do svih pravovremeno i slično. Sa ovim servisima ste riješili 90 posto problema, jer nije bitno od kuda radite ni kada radite – svi vide promjene na vrijeme i svi rade na istom projektu. A veliki je plus što spomenute aplikacije nude i potpunu kontrolu troškova, podijele zadaće na zaposlenike, kreiranje raznih izvještaja i slično. Servisi koje mi danas recenziramo su: Clarizen, AtTask i Daptiv PPM.

Clarizen

Vjerojatno najbolji online servis za upravljanje projektima je Clarizen. Većina profesionalaca će vam reći da možda ne nudi najviše, no nudi sasvim dovoljno da se i informatički manje pismeni njime mogu bez problema služiti, a sve zadaće će biti na vrijeme obavljene. Najveći problem je što se plaća licenca po zaposleniku i ona iznosi malo manje od 25 dolara mjesečno, što može biti trošak, no sagledano iz šire perspektive, ovo je odlično uložen novac – dugoročno se isplati.

Glavna stvar kod ovog servisa je što dopušta vrlo detaljnu konfiguraciju i što u konačnici znači da ga je moguće prilagoditi raznim situacijama i projektima. Znate i sami da se svaki projekt razlikuje od nekog drugoga, tako da je prilično teško napraviti univerzalni program (ili servis). Clarizen je donekle uspio jer omogućuje glavnom projekt menadžeru da sve sam postavi „na noge“ i da kasnije uključi zaposlenike. Na koji način? Svaki projekt ima svoj početak, vremenski period u kojem se odvija i kraj. Zato glavni projekt menadžer na početku okvirno postavlja datume koji se moraju poštivati, odredi koji će zaposlenici raditi na projektu (uključi ih preko njihovih licenci) i polako počinju raditi na projektu. Korisna je mogućnost ograničavanja pojedinaca i mogućnost konfiguriranja ovlasti svakog pojedinog sudionika. Naravno da glavni projekt menadžer ima najveće ovlasti, menadžeri zaduženi za pojedinačne funkcije malo manje ovlasti itd.

Samo korištenje aplikacije je izuzetno jednostavno. Osim što su sve funkcije detaljno objašnjene, grafičko sučelje nije pretjerano komplicirano tako da omogućuje svima vrlo brzo navikavanje na sve dostupne funkcije. Aplikacija je podijeljena u nekoliko tabova i svaki tab donosi određene funkcije. Glavne funkcije ovog servisa su: napredni mehanizmi za kreiranje projekta, Ganttovi dijagrami, napredni sustav obavještavanja (glavnog projekt menadžera o svim promjenama, zaposlenike o zadaćama i vremenskim ograničenjima …), rad na više projekata paralelno, predlošci za projekte, evidencija troškova, vremensko praćenje svih segmenata projekta, podjela zadataka na određene sudionike, moguće praćenje projekta na iPhoneu i još mnogo, mnogo toga.

Nama se još posebno sviđa mogućnost izrade „kritičnog puta“ i mogućnost da predvidite dodatne troškove ili komplikacije koje bi vas mogle stajati vremena (a samim time i novaca), sposobnost aplikacije da vas upozori ukoliko posumnja da ste nešto krivo unijeli (recimo, ako paralelno stavite dvije zadaće, a jedna je uvjet drugoj) …

Kome bismo preporučili Clarizen? Pa svim ozbiljnim projekt menadžerima koji shvaćaju da su nove tehnologije budućnost i da je prošlo vrijeme kada se koristila Microsoftova aplikacija za izradu istih (nećemo ju reklamirati). Sve u svemu, odličan servis!

AtTask

Slijedeći je na redu možda najmoćniji servis današnjice (naravno u području upravljanja projektima). Riječ je o servisu AtTask, namijenjen stvarno velikim kompanijama i velikim projektima. Sigurno se pitate zašto velikim projektima? Kao prvo, prilično je skup (preko 40 dolara mjesečno po zaposleniku/sudioniku), a kao drugo ima toliko opcija i mogućnosti da ga je šteta koristiti na malim projektima.

No, krenimo ipak ispočetka. Ono što AtTask zahtjeva je jako dobra informatička pismenost. Ne, ne morate biti haker, no morate se znati snaći na Internetu, pročitati upute i improvizirati, jer spomenuti servis ima na tone opcija koje čak ni profesionalni menadžeri neće moći iskoristiti. Za razliku od Clarizena gdje vam je sve objašnjeno, a uz to imate i hrpu tutoriala na službenim web stranicama.

AtTask ima raznu dokumentaciju, no ponavljamo, prije uporabe ga treba dobro proučiti kako bi sve teklo svojim tokom. Šteta je da usred projekta trošite vrijeme na njegove mogućnosti i da gubite živce jer ne znate postaviti nešto što vam u tom trenutku treba.

A sad malo o mogućnostima. Iskreno rečeno, trebalo bi nam jako mnogo stranica da vam opišemo sve njegove mogućnosti, no krenuti ćemo redom.

Ukoliko se radi o suradnji i broju sudionika, tu je gotovo identičan Clarizenu – moguće je uključiti neograničen broj osoba, kao i što je moguće definirati njihova prava i ovlasti. No, na stranu i s time, puno je važnije što već u početku kreiranja projekta imate na raspolaganju na stotine predložaka koje je moguće modificirati i prilagoditi svome projektu. Ne želimo ni razmišljati kolike sate na tome možete uštedjeti. Isto tako, sa svakim predloškom ćete dobiti i plan troškova, moguće poteškoće u razvoju projekta, kao i poteškoće koje bi vas mogle zadesiti tijekom izvedbe pojedinih segmenata projekta, mogućnost da odgovornost podijelite na menadžere niže razine i njima date smjernice na što paziti, koji su rizici i posljedice kašnjenja projekta …

Ovo nabrojano je samo vrh planine – ukoliko idemo još detaljnije, tada govorimo o svakom segmentu. Recimo, imate 10 zaposlenika koji s vama rade projekt. Svakog ponaosob možete zadužiti za određene poslove, pisati mu bilješke, tražiti od njega različita izvješća, komunicirati s njime, pratiti točno što radi, kako radi itd. I to sve samo putem aplikacije.

Tu su još mogućnosti učitavanja raznih dokumenata, dijeljenje podataka putem aplikacije, statistika (vremenska/financijska/produktivnost …), što-ako scenariji, napredne metode za specifične projekte, izrada Ganttovih dijagrama, raznih grafikona, mogućnost lakog izvlačenja podataka i pretvorbe podataka direktno u izvješća ili dokumente (raznih ekstenzija), neograničeno kreiranje projekata, ogroman web prostor…

Uglavnom, nema toga što vam ova aplikacija ne može ponuditi. Na početku smo rekli da je ova aplikacija najpogodnija za velike projekte i veliki broj sudionika, no isto tako se može koristiti i za manje projekte, problem je samo što nećete iskoristiti ni 10 posto mogućnosti. AtTask je definitivno naš favorit, no pogledajmo još što nam nudi i treća web aplikacija.

Daptiv PPM

Za kraj smo ostavili Daptiv, isto prilično skupu aplikaciju, no nešto drugačiju od Clarizena i AtTaska. Daptiv je puno interaktivnija aplikacija, koja nije samo alat za izradu projekta nego i sredstvo komunikacije među suradnicima, komunikacija sa menadžerima i uz nju vam gotovo ne treba više niti jedan web servis, no …

Ovo nije aplikacija za čisto upravljanje projektom, nego više kao podloga na temelju koje će se projekt usmjeravati i, kao što smo već rekli, ljudi će moći međusobno komunicirati. Da li je dostatan za izradu projekta? Pa i je i nije. Za manje projekte je idealan jer nudi taman onoliko alata i mogućnosti koliko je potrebno, a s druge strane, ukoliko želite nešto veće i kompliciranije, morati ćete koristiti i dodatne aplikacije (recimo MS Project) i onda vam je neisplativo koristiti Daptiv.

Po nama, najveća prednost ovog servisa je mogućnost da svaki menadžer napravi svoj interface za unos podataka, za kontrolu troškova i općenito mogućnost da u potpunosti prilagodite aplikaciju svojim potrebama. Pojedinci su ovo uspjeli iskoristiti za neke potpuno druge potrebe, kao što su vođenje financija i računovodstvo – iskreno rečeno, pomalo bespotrebno jer postoje specijalizirane aplikacije, no govorimo vam samo da vidite da je Daptiv vrlo fleksibilan servis.

Ukoliko ga se odlučite koristiti kao podlogu za projekt, morate znati da postoji i desktop aplikacija koja naravno sve podatke šalje odmah na internet (sinkronizacija u realnom vremenu) što jako olakšava posao, moguće ju je „spojiti“ sa Microsoftovim Projectom, te sa još nekoliko web servisa (pa čak i sa Dropboxom).

Od ostalih alata, tu su još metode „kritičnog puta“ (za razvoj strategije), mogućnost izrade potpune dokumentacije i svih vrsta izvješća (najčešće se baziraju na raznim grafikonima i tablicama), vođenje financija, raspodjela posla na sudionike, kontrolne točke, analiza razvoja projekta, predviđanje vremena koje će biti potrebno za dovršetak projekta, razni predlošci, preveden je na mnoge svjetske jezike …

Ukratko rečeno, Daptiv je dobar servis, ali Clarizen i AtTask su mnogo „jači“ i nude više. No, iz ovog teksta možete isčitati da je Daptiv više za razne brainstorminge i praćenje projekta, nego za samo upravljanje istim. Vjerujemo da će većini biti dovoljan, no cijena mu je previsoka – 39 dolara po licenci. Po nama daleko previše za ono što nudi.