Microsoftov Outlook odavna među korisnicima slovi kao jedan od najboljih programa za čitanje, odnosno upravljanje elektroničkom poštom, a oni koji ga već godinama koriste znaju da svakom novom inačicom služi i za mnogo više od pukog upravljanja poštom. Od dodatnih mogućnosti najčešće se koristi planer, baza kontakata, ali i praćenje RSS sadržaja. No, koliko god bio hvaljen, s nekoliko e-mail računa i povećom količinom elektroničke pošte te pokojim dodatkom Outlook može postati gotovo neupotrebljiv, a za njegovo pokretanje može proteći gotovo onoliko vremena koliko je potrebno za podizanje kompletnog operacijskog sustava. Kako biste izbjegli ovakve situacije, redovito se pridržavajte nekoliko korisnih savjeta i pravila koje vam donosimo u tekstu koji slijedi.
Dodatak dodatku
Pogledate li malo svoje e-mail poruke, vrlo vjerojatno ćete primijetiti kako uslugu elektroničke pošte ne koristite samo za razmjenu teksta, uobičajenih poruka, već je i poveći broj onih koje uz tekstualni sadržaj dolaze s kojekakvim privicima. Privici, odnosno dodaci mogu biti tekstualni dokumenti (primjerice, u formatima PDF, TXT ili DOC), fotografije, multimedijske datoteke i slično. Bez obzira na tip datoteke, dodaci slove kao jedan od glavnih čimbenika koji mogu drastično usporiti rad Outlooka. Iako usporenje isprva nije primjetno, kod većeg broja ovakvih e-mail poruka problem sporog pokretanja itekako dolazi do izražaja. Kako bi se ovo usporenje izbjeglo, važno je primljene dodatke pospremiti na neko drugo mjesto i izbrisati ih iz poruke ako vam više nisu potrebni, odnosno ukloniti cijelu poruku.
Uz one u elektroničkim porukama, Outlook je opremljen i svojim vlastitim dodacima (Add-ins). Spomenutim dodacima možete pristupiti putem alatne trake tako da kliknete na Tools (Alati) – Trust Center (Centar za pouzdanost) – Add-ins (Dodaci). Dio tih dodataka dolazi s Outlookom, pa su dostupni odmah po njegovoj instalaciji, dok se neki naknadno instaliraju zajedno s programima koji traže sinkronizaciju s Outlookom, daju mu dodatne mogućnosti ili koriste neke od mogućnosti Outlooka u svom sučelju. U svakom slučaju, ukoliko vam se neki dodatak učini poznatim, a sigurni ste da ga ne koristite i više vam ne treba, poželjno ga je ukloniti.
Uklanjanje dodataka
Ukoliko ste napredniji korisnik te smatrate kako vam neki od dodataka koje Microsoft nudi neće biti potrebni (na primjer, onaj za sinkronizaciju s gadgetom na radnoj površini ili za sinkronizaciju s mobilnom uslugom), možete se odvažiti i njih ukloniti – uklanjanjem nepotrebnih dodataka dodatno se ubrzava pokretanje Outlooka. Naprednijim korisnicima spomenut ćemo i mogućnost uklanjanja opcije faksiranja (koju Microsoft inicijalno nudi u operacijskom sustavu), no to nećete moći učiniti izravno iz Outlooka, nego putem Control Panela i opcije Add/Remove Windows Components.
Koristite li Internet Explorer od njegove sedme verzije, Outlook će automatski “pokupiti” RSS stranica koje pratite te ih redovito sinkronizirati. Međutim, s obzirom na to da sinkronizacija usporava rad i odugovlači pokretanje Outlooka, najbolje ju je isključiti ako vam nije potrebna. Isključivanje se vrši tako da u izborniku Tools kliknete na Account Settings (Postavke računa) i pod karticom RSS Feeds (RSS sadržaj) uklonite sve račune. Nakon toga odaberite Tools – Options – Other – Advanced Options (Alati – Mogućnosti – Ostalo – Napredne mogućnosti) i uklonite kvačice s dviju stavaka u kojima se spominju sinkronizacija i prikazivanje RSS sadržaja.
Samoarhiviranje
Iako Outlook upozorava na mogućnost samoarhiviranja, dosta je korisnika koji to jednostavno zanemare ili previde. No zapravo se radi o vrlo korisnoj i za rad ovog programa važnoj opciji jer njome Outlook sve e-mail poruke i osobne mape posprema unutar jedne datoteke. Takvim pristupom pokretanje Outlooka drastično se ubrzava jer se – za razliku od učitavanja jedne po jedne e-mail poruke – sve starije poruke učitaju odjednom. Pored lagodnijeg rada, opcija arhiviranja uvelike pridonosi sigurnosti te čuva vaše e-mail poruke, odnosno predstavlja svojevrsnu pričuvnu kopiju unutar koje su prisutne sve osobne mape i e-mail poruke na dan kada je arhiva načinjena.
Opciju samoarhiviranja možete uključiti tako da kliknete na Tools – Options – Other – AutoArchive (Samoarhiviraj) i odredite koliko će se često izvoditi. Inicijalno se izvodi svakih 14 dana, no ovisno o količini e-mail poruka koje primate period možete i promijeniti. Osim opcije automatskog samoarhiviranja, sve ili samo neke mape možete arhivirati i “ručno” te napraviti pričuvnu kopiju. U izborniku File (Datoteka) kliknite na Archive (Arhiviranje) i odaberite opciju arhiviranja svih mapa prema njihovim postavkama samoarhiviranja (Archive all folders according to their AutoArchive settings) ili samo određenih mapa i svih podmapa u njoj (Archive this folder and all subfolders). Ako se odlučite za drugu opciju, u odjeljku Archive items older than (Arhiviraj stavke starije od) navedite i o kojem se datumu radi. Da biste spremili korisničke podatke iz Outlooka u datoteku osobne mape (PST) i nakon toga napravili njezinu pričuvnu kopiju, odaberite File – New – Outlook Data File (Datoteka – Novo – Podatkovna datoteka programa Outlook).
Sigurno pokretanje
Ako, pak, uočite da vašem Outlooku nema spasa, odnosno zbog niza pogrešnih radnji ili utjecaja programa treće strane (poput raznoraznih malicioznih programa i virusa) više nije moguće njegovo pokretanje, a k tomu još niste izradili niti pričuvnu kopiju e-mail poruka, uvijek vam ostaje mogućnost sigurnog pokretanja. Microsoft za Outlook, kao i za ostale programe iz ovog paketa, nudi nekoliko mogućnosti sigurnog pokretanja, a svi su dostupni na službenim stranicama (http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HP101407921033.aspx). Jedan od najjednostavnijih načina pokretanja sigurnog načina rada je držanje tipke Control (Ctrl) i istovremeno pokretanje Outlooka. Program bi nas u tom slučaju trebao upitati želimo li ga pokrenuti u sigurnom načinu. Svakako je preporučljivo prilikom sigurnog rada načiniti kopiju svih e-mail poruka i deinstalirati Outlook. Nakon što otklonite sve nedostatke, ukoliko se radi o virusima i malicioznom softveru, novom instalacijom Outlooka i učitavanjem pričuvne kopije sve bi se trebalo vratiti u stanje prije nego što su problemi nastupili.
Sam svoj majstor
Microsoft Office opremljen je i zgodnim dodatkom naziva Office dijagnostika. Kao što mu i ime kaže, ovaj maleni program ima zadaću otkriti pogreške programa i predvidjeti potencijalne smetnje. Program automatski pokušava ispraviti nedostatke, a ukoliko to nije moguće, nudi adekvatne savjete. Osim dijagnoze programa, program će načiniti i dijagnozu vašeg računala te upozoriti na nedostatke. Da biste izbjegli neke od ovih problema ili ih time riješili, nužno je Outlook (kao i sve ostale programe te kompletan operacijski sustav) redovito ažurirati novim zakrpama. (Marin Režić)
Loading ...
