Ovaj mjesec predstavit ćemo vam OpenOfficeovu aplikaciju za izradu proračunskih tablica (spreadsheetova) koju u programskom paketu možete pronaći pod imenom Calc. Svi smo vidjeli tablice u Wordu, odnosno Writeru: osim što su lijepe i pregledne, one su - statične. Ukoliko bismo htjeli nešto proračunati, sve bismo morali izračunavati ručno i potom unositi podatke. Proračunske tablice služe upravo automatizaciji ovih operacija. Ideja koja stoji iza proračunskih tablica jest da su sve ćelije u tablici precizno označene slovom i brojem (za red i stupac, recimo E22) i međusobno povezane jednostavnim ili složenijim matematičkim operacijama, tako da promjena vrijednosti u jednoj ćeliji znači promjenu cjelokupne tablice ili samo onih ćelija koje su vezane za vrijednost koju ste promijenili.

Upoznavanje s Calcom

Kako je većina opcija slična onima iz Writera (više o ovoj besplatnoj alternativi Wordu mogli ste pročitati u broju 172), poput promjene veličine slova, odabira fonta te njegovih svojstava, boje pozadine polja i teksta, poravnavanja i sličnog, više ćemo obratiti pozornost na opcije koje Calc razlikuju od Writera i čine ga specifičnim. Vjerojatno ćete odmah zamijetiti da je tablica pri otvaranju programa već iscrtana te spremna za oblikovanje i unošenje podataka. Polja i stupce moguće je povećavati i smanjivati, ali ne i premještati. Prvo polje u prvom stupcu uvijek je A1. Ukoliko označite neku od ćelija, u nju možete upisati bilo što - od broja, nečijeg imena, postotka ili funkcija, ali o njima ćemo nešto kasnije. Desnim klikom na ćeliju (ili više označenih ćelija) dobivamo opciju Format cells koja skriva obilje opcija: od tipa podatka koji unosite (novčana vrijednost, datum, postotak itd.) do podebljavanja rubova, efekata nad fontovima i boje pozadine, a kao jednu od najznačajnijih opcija ovdje bismo izdvojili karticu Cell protection na kojoj je moguće u određenim ćelijama sakriti formule te ih zaštititi od daljnjih izmjena. Kao što je naznačeno i na samoj kartici, zaštita vrijedi jedino ukoliko ste u izborniku Tools - Protect Document zaštitili trenutno otvorenu stranicu proračunske tablice. Popis stranica proračunskih tablica nalazi se u donjem lijevom kutu ekrana. Po stvaranju novog dokumenta ukupno ih je tri, a ukoliko na popis kliknete desnom tipkom miša, možete im promijeniti ime, dodati nove, kopirati ih ili obrisati.

Iza svega stoji matematika

Naravno da vas nitko ne sprečava da u Calcu napravite najspektakularniji raspored sati ili adresar koji je itko ikada vidio, ali njegova prava snaga krije se upravo u imenu - calc(ulations) ili izračunavanja. Iznad same tablice postoji mala alatna traka s nekoliko opcija, ali i povećim mjestom za unos teksta. Kada označite neku ćeliju, u toj će vam se traci skroz lijevo ispisati njezina oznaka, a desno možete unijeti matematičku formulu i tako povezati dvije ćelije. Jednostavni su proračuni vrlo laki za unošenje. Recimo da ste upisali neke brojeve u ćelije A1 i B1, a u C1 želite ispis zbroja tih dvaju brojeva. Za vrijednost C1 dovoljno je upisati (bez navodnika, naravno) "=SUM(A1;B1)". SUM je funkcija za zbrajanje, a u zagradi je definirano koja polja želite zbrojiti. Bitno je napomenuti da točka-zarez označava pojedinačno koje ćelije želite uključiti u funkciju, a dvotočka cijeli niz. Tako bi (A1;E1) obuhvatio samo te dvije ćelije, a (A1:E1) obuhvatio bi i sve ćelije između (B1, C1 i D1). Važno je napomenuti da je potreban velik oprez pri kopiranju ćelija s formulama jer, iako se vrijednosti kopiraju na uobičajen način kao svaki drugi podatak, same formule nisu konkretni podaci zato što ovise o vrijednostima drugih ćelija, stoga ih je nemoguće jednostavno kopirati. Calc to rješava tako da kopira formulu, a oznake ćelije na koja se formula odnosi pomakne za onoliko redova i stupaca koliko je kopirana ćelija udaljena od svog izvora. Možda zvuči komplicirano, ali je zapravo jednostavno. Ako našu formulu "=SUM(A1;B1)" s ćelije C1 kopirate na D1, ona će biti promijenjena u "=SUM(B1;C1)", a ako je kopirate na D3, ona će glasiti "=SUM(B3;C3)". Ukoliko želite kopirati sam rezultat neke formule, nakon što odaberete Copy umjesto Paste odaberite opciju Paste Special te tamo isključite opcije Paste all i Formulas. Kompletan popis funkcija možete pronaći pod tipkom koja se nalazi na istoj alatnoj traci na kojoj smo i dosad radili, a označena je s "fx". Ovaj popis funkcija ujedno služi i kao čarobnjak za pomoć pri ispisivanju formula.

Čarobnjak za funkcije

Čarobnjak za funkcije s lijeve strane sadrži popis svih dostupnih funkcija. Ukoliko ste ga uključili dok ste na polju gdje je već upisana neka funkcija, ona će unaprijed biti označena i lijevo će biti ispisana njezina struktura, a desno argumenti. Ovdje možete urediti funkciju, uređivati njezine argumente, a na kartici Structure pregledati cijelu strukturu. Iako će vam isprva biti lakše raditi s funkcijama preko Function Wizarda, bit će vam puno lakše ručno ih utipkavati izravno u tablicu kada jednom naučite sve funkcije koje ćete koristiti.

Aplikaciju kao što je Calc nemoguće je opisati na samo dvije stranice. Njezine su mogućnosti neiscrpne i treba ih pažljivo proučavati, a ovim tekstom htjeli smo vam je samo malo približiti i olakšati vam prve (i najteže) korake do izrade proračunskih tablica. Za kraj, malo upozorenje - kada spremate svoju datoteku koju ćete slati drugim korisnicima, spremite je s ekstenzijom XLS jer Microsoft Office još neko vrijeme neće imati podršku za OpenOffice dokumente. (Kristijan Puljek)